כל התוכנות מנהלות את רשימת הלקוחות בצורה זו או אחרת. אך כאשר בוחנים לעומק את היכולות הנוספות מגלים שיש הבדלים בין המערכות. יש כאלה שניתן לנהל בעזרתן גם פרויקטים, יש כאלה שניתן לנהל בעזרתן מלאי, יש כאלה שמאפשרות מעקב זמנים מפורט וכאלה שמצטיינות בשיתוף מידע ועבודת צוות. לכן שלב האיפיון הוא חשוב כל כך, ומאפשר בחירה של מערכת העונה לצרכי העסק בצורה אופטימלית.

כל בעל עסק שפונה אליי עובר תהליך של הגדרת הצרכים, כתיבת מסמך איפיון, ולאחר מכן השוואה של המערכות השונות בשוק המתאימות לצרכיו. אנו בוחרים ביחד את המערכת, אני מטמיעה אותה בהתאם לצרכים שהוגדרו ולבסוף אני מלווה ומדריכה על השימוש במערכת הנבחרת.

ברור שיש כאן עניין של השקעה, אבל בהחלט לא מדובר בסכומים דמיוניים. רוב התוכנות החדשות מסופקות כשירותי 'ענן' (ניתנות לגישה דרך האינטרנט), ועלותן החדשית נעה בין 90 ש"ח ל-120 ש"ח למשתמש.